Signature électronique et dématérialisation des processus : pourquoi s’y atteler ?

L’essor du numérique a fortement contribué à l’avènement des logiciels de dématérialisation. Ces dispositifs innovants ont à leur tour favorisé l’apparition de nouveaux modes opératoires comme la signature électronique. Cette nouvelle pratique est le centre des interrogations et suscite la convoitise depuis peu. L’e-signature est une solution qui se révèle pratique dans un environnement de plus en plus marqué par le développement accrue du télétravail. Pourquoi la signature électronique est un excellent recours en matière de dématérialisation des processus ? Cet article vous en dit plus sur la question avec des renseignements complémentaires à la clé.

La signature électronique : qu’est-ce que c’est ?

Bien qu’il s’agisse d’une interrogation qui peut sembler basique, elle fait objet de polémique. Avant de l’adopter, il est de bon ton d’avoir une perception concrète sur le sujet. Contrairement à ce que l’on peut penser, la signature électronique n’est en rien un »’ scan « ’ de la signature manuscrite. Il s’agit d’une notion alliant des aspects pratiques, techniques et juridiques. La signature électronique est un procédé d’approbation et de dématérialisation applicable à un document numérique, au même titre que la signature manuscrite applicable à un document papier.

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Il existe une spécificité inhérente à la signature électronique. En effet, elle doit favoriser à son lecteur une identification sûre de la personne physique ou morale ayant signé le document qu’elle consulte. Qui plus est, le système ne doit aucunement permettre d’entrevoir des possibilités de falsification. L’unicité est facteur clé dans le processus. La signature électronique est indissociable du document qui l’abrite. On peut obtenir une signature électronique à l’aide d’un chiffrement asymétrique ou d’une fonction de hachage.

Pourquoi préférer la signature électronique à la signature manuscrite ?

Pour des raisons de sécurité, la signature manuscrite était la plus prisée. Elle privilégiait la reconnaissance et permettait de distinguer plus aisément les traits de chaque signataire. Toutefois, dans un besoin pressant et dans un cadre professionnel confronté à une gestion de document en masse, la signature manuscrite connaît des limites. L’utilisation de ce type de signature n’est possible qu’en présentiel. Cela pourrait se révéler pénible, et ce, en fonction de la situation géographique de chaque signataire.

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La signature électronique pour gagner du temps

La signature numérique met à contribution un système de clés de chiffrement et emploie des processus complets d’identification. Cela garantit non seulement l’authenticité de la signature, mais également l’intégrité du document. Recourir à la signature électronique est un choix judicieux à bien des égards. Cette solution dématérialisée permet aux entreprises d’obtenir un gain de temps non négligeable. Que vous soyez une TPE ou une PME, incorporer à votre entreprise une telle solution de dématérialisation vous permet d’avoir une certaine aisance dans la gestion de vos différents documents.

Autrefois, dans un processus de gestion des documents, il était indispensable de passer par l’impression, la signature manuscrite, l’envoi par poste. La signature électronique accélère ce processus tout en maintenant le niveau de sécurité. Les certificats d’authentification de l’identité limitent considérablement le risque de modification d’un document après sa signature. Ce qui permet de jouir d’un gain de sécurité considérable. On retrouve aujourd’hui sur le marché de nombreuses alternatives plausibles comme Yousign, un excellent recours en matière de signature électronique et de gestion documentaire. Elle est adaptée aux entreprises souhaitant simplifier la gestion de différents processus administratifs. Tout se fait par le biais d’une application simple et sécurisée permettant l’approbation de tous types de documents.

La signature électronique dans une démarche écologique

Dans une démarche écologique, la signature électronique a de sérieux arguments à faire valoir. En effet, la réduction de l’utilisation du papier est l’un des avantages qu’offre la signature électronique. Cela influe indirectement sur l’écologie. L’adoption de la signature électrique s’inscrit parfaitement dans le cadre de la lutte pour la préservation de l’environnement. C’est une solution idéale pour les entreprises désireuses d’afficher leur volonté dans une démarche écoresponsable. La dématérialisation limite la consommation et vous évite les problèmes de stockage se rapportant aux archives. Vous n’aurez plus à gérer les documents en masse qui sont pour la plupart du temps imprimés en un grand nombre d’exemplaires.

Existe-t-il des exigences particulières au sujet de la demande de la signature électronique ?

À la question de savoir s’il existe des subtilités inhérentes à la demande d’une signature électronique, la réponse est tout à fait simple. Toutes les entreprises, peu importe leur taille et leur secteur de prédilection, peuvent y recourir. Si vous êtes un professionnel indépendant, vous avez également la possibilité d’adopter cette solution d’approbation dans l’exercice de vos fonctions. Il en est de même pour les particuliers qui effectuent différentes tâches administratives. Elle se révèle utile dans les services de ressources humaines, les services comptables, commerciaux.

Il est bien évidemment possible d’apposer une signature électronique sur tous types de documents. Nombreux sont ceux qui notamment en font objet, à savoir :

•         Le contrat fournisseur ;
•         Le contrat de travail ;
•         Le contrat de bail ;
•         Le contrat d’adhésion ;
•         Le devis ;
•         Une feuille d’émargement ou encore,
•         Le contrat d’assurance de complémentaire santé.

Cela dit, il n’y a pas de restriction particulière au sujet de la demande d’une signature électronique, à condition qu’il s’agisse d’un support existant sous forme numérique.

La signature électronique peut-elle se substituer à la signature manuscrite ?

Quoi qu’il en soit, ces deux solutions peuvent parfaitement coexister dans un contexte où la signature dématérialisée ne cesse de gravir les échelons à petit coup. Il convient de souligner que l’adoption de la signature électronique n’est nullement une obligation. Néanmoins, il est important de s’y tenir en tant que salarié, lorsqu’elle fait son apparition dans le cadre d’une gestion dématérialisée en interne.

Quel niveau de signature électronique utiliser en guise d’approbation ?

Il existe différents niveaux de signature électronique utilisables pour l’approbation. Chacun dispose de certaines particularités. Ainsi, on distingue la signature simple, avancée et qualifiée.

La signature électronique simple

La signature électronique basique est l’une des solutions de dématérialisation les plus en vogue, en raison de sa facilité d’utilisation. Cette forme de signature est utilisée dans un processus ne présentant pas de risque et des conséquences, que ce soit sur le plan financier ou juridique. Cependant, l’e-signature basique est connue pour son faible niveau de sécurité, quand bien même, il existe des solutions existantes qui ont été déployées pour rectifier le tir.

La signature électronique avancée

Comme on peut d’ores et déjà l’imaginer par sa définition, la signature électronique avancée offre un niveau de sécurité bien meilleur que la signature basique. Elle permet d’identifier l’auteur de façon formelle. C’est une alternative de dématérialisation idéale pour l’approbation de transactions financières importantes ou de documents comme un compromis de vente immobilière, les contrats de crédit. Elle est également utile pour attester de l’authenticité d’un contrat de travail.

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée offre un meilleur niveau de sécurité. Elle possède une force probante assimilable à la signature manuscrite. Toujours est-il qu’elle implique une vérification d’identité du signataire en présentiel. Elle est utilisée le plus souvent dans les greffes de tribunaux et par les huissiers de justice.

En définitive, l’usage de la signature électronique dans un processus de dématérialisation permet d’obtenir un gain de temps considérable. Yousign est un expert en la matière capable de vous proposer une solution adaptée à vos besoins.