Quels sont les avantages de l’utilisation d’un outil de gestion des contrats
L’automatisation des contrats rend leur gestion plus simplifiée et surtout efficace aux entreprises. En effet, la gestion manuelle des contrats dûment obtenus suite à de longues heures de négociations présente des limites et peut entraîner des pertes financières et en temps pour les firmes. Quoi de mieux donc qu’un outil de gestion et pourquoi préférer un outil de gestion des contrats ?
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un outil de gestion des contrats ?
La gestion des contrats ou cycle de vie des contrats peut devenir un exercice fastidieux si le promoteur ne trouve pas une formule convenable pour plus de souplesse. Un logiciel de gestion de contrat est un outil automatisé qui permet d’exécuter et de surveiller les contrats au sein d’une entreprise.
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Cet outil réalise diverses tâches comme :
- La gestion d’un contrat de début jusqu’à sa fin, c’est-à-dire à la signature, à l’exécution, en cas de changement des clauses et sa fin ;
- La participation à l’atteinte des résultats attendus ;
- Soutiens l’amélioration des risques et des dépenses.
C’est un outil qui rend le quotidien du cycle de vie des contrats plus aisé en épargnant à l’entrepreneur plusieurs combinaisons de feuilles Excel et la perte des notes à la suite de la réunion.
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Un outil de gestion de contrat permet de gagner en temps et en argent
L’International Association for Contrat and Commercial Management IACCM montre à travers ses données que 71 % des entreprises trouvent difficilement leur contrat et 10 % les perdent. La valeur d’un contrat n’est méconnue de personne en entreprise. Pour cela une bonne gestion requiert un outil pour l’optimisation financière, mais aussi pour un gain considérable de temps.
Un outil automatisé rend le processus de conception et de signature de contrat plus rapide. Vous ne gérez donc plus les longues heures de tirage, correction, et surtout l’utilisation abusive du papier et encre.
Un logiciel de gestion de contrat pour un meilleur stockage des documents
La gestion et le stockage de vos contrats dans un logiciel de gestion vous donnent plus de chance de les retrouver quand vous en avez besoin à n’importe quel moment. Ce qui n’est pas forcément le cas quand vous devrez entrer dans votre archive et fouiller dans des dizaines de cartons. Grâce à ces outils qui sont en mesure de garder des milliers de contrats, vous avez en un laps de temps votre document.
Une bonne visibilité des contrats
Un logiciel de gestion de contrat est un outil collaboratif qui permet à toutes les parties concernées d’y avoir accès quand ils en ont besoin. Pas besoin forcément de contacter un membre de l’équipe, il suffit d’avoir une autorisation d’accès, avec un mot de passe sécurisé et chacun peut y avoir accès pour des observations, des changements de clauses.
Le grand atout de cet outil est qu’il enregistre les modifications et garde chaque exemplaire afin de permettre à toutes les parties concernées d’être informé au fur et à mesure.
Un suivi des échéances
Les outils de gestion des contrats disposent des onglets de rappel qui envoient des notifications lorsque vient l’échéance. Ainsi, vous ne risquez pas de payer en retard ou de poursuivre un contrat qui est censé se rompre. Vous gagnez considérablement en argent et vos collaborateurs seront en mesure de témoigner de votre respect des délais.
