Logiciel de gestion hôtelière : les clés de la réussite

Choisir un logiciel de gestion hôtelière, c’est comme acheter une voiture : il est facile de se sentir dépassé par la pléthore d’options, et il peut être difficile de trouver des conseils fiables sur les fonctionnalités du PMS dont vous avez le plus besoin. Découvrez quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion hôtelière.

Interface intuitive et facile à utiliser :

Une interface conviviale est le facteur le plus important lors du choix d’un gds dans le tourisme. Si votre logiciel d’hôtel est complexe et déroutant, les erreurs seront plus nombreuses et vous coûteront plus cher. Les tâches courantes ne doivent pas demander beaucoup de temps et d’étapes, car cela ralentit votre équipe et limite votre capacité à vous développer rapidement – d’où la nécessité d’un logiciel de gestion hôtelière puissant.

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Optimisé pour les mobiles et les tablettes :

Lorsque votre directeur, l’équipe de ménage et les autres membres du personnel ont besoin de vérifier rapidement les détails d’une réservation, ils ne doivent pas avoir à se précipiter au bureau. Tout système que vous utilisez doit non seulement être accessible par, mais aussi optimisé pour une utilisation sur les téléphones mobiles et les tablettes. Mieux encore, votre propriétaire devrait être en mesure de vérifier les performances pendant ses vacances.

Gestion des réservations :

La gestion des réservations et les fonctions de front office sont peut-être la fonctionnalité PMS la plus essentielle dans l’absolu. En hébergeant toutes vos réservations sous forme numérique, les hôteliers peuvent faire du carnet de réservation papier une chose du passé. Dans le cadre de la gestion des réservations, vous devez être en mesure de fixer les tarifs, de contrôler la disponibilité, de proposer des promotions et de visualiser les réservations sur un calendrier.

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Gestion des chambres :

Cette fonctionnalité permet aux agents de la réception d’enregistrer les entrées et sorties des clients, et d’annuler ou de prolonger les réservations en quelques clics seulement.

Réservations de groupe :

Si votre hôtel prévoit d’accueillir tout type d’événement ou de groupe de clients, la fonctionnalité de réservation de groupe est cruciale. Les fonctions de réservation de groupe permettent notamment aux clients de réserver dans le bloc de chambres, d’exporter une liste de chambres et de configurer les paramètres de facturation afin de pouvoir facturer un compte pour plusieurs chambres.

Facturation :

Lorsque la plupart des clients quittent l’hôtel, ils veulent une copie de leur facture. Votre PMS doit donc pouvoir exporter facilement les folios des clients qui contiennent tous les frais de leur séjour. De même, vous voudrez des rapports financiers solides et simples qui vous aideront à réconcilier les revenus et les dépenses des chambres, des points de vente, des fournisseurs et autres.

Profils des clients :

Vous cherchez à fidéliser vos clients ? Les profils d’hôtes stockent les coordonnées de vos clients, l’historique de leurs séjours et même leurs préférences, afin que vous puissiez leur offrir une expérience plus personnalisée lors de leur prochain séjour. Mieux encore, un profil d’invité avec les CC stockés de votre invité rendra les choses encore plus faciles pour les invités qui reviennent.

Automatisation des e-mails :

Vous pouvez communiquer avec les clients et réduire le travail manuel de votre personnel en déployant des e-mails personnalisés, adaptés et automatisés. En utilisant vos propres modèles, la fonctionnalité d’automatisation des e-mails vous permet de construire un parcours de communication depuis la réservation initiale jusqu’aux offres ciblées pour les clients réguliers.