Ne Commencez pas à Externaliser avant d’avoir Lu ces Quelques Conseils

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L’outsourcing est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises aujourd’hui et leur permet à la fois d’accéder aux meilleurs talents peu importe où ils se trouvent, et de réduire les coûts. Cela permet également aux entreprises d’accéder à un niveau d’expertise qu’elles ne peuvent pas attirer ou se permettre en interne.

Cela étant dit, l’externalisation n’est pas toujours facile, surtout lorsqu’il s’agit de faire un travail qui demande beaucoup de supervision. Vous devez également être prudent lorsque vous travaillez avec des sous-traitants si vous ne voulez pas vous brûler. Voici quelques conseils qui vous aideront à externaliser de la bonne façon.

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Soyez très Prudent avec les Contrats

Tous les sous-traitants avec lesquels vous travaillez doivent avoir signé un accord avec vous. Peu importe qu’il s’agisse d’un VA ou d’un écrivain indépendant, vous devez avoir un contrat au cas où ils ne rempliraient pas leurs obligations. Ils pourraient également causer des dommages à votre entreprise et à sa réputation par leur travail, alors soyez très pointilleux à ce niveau.

Faire signer des contrats à distance à des sous-traitants est très simple. Vous pourriez faire rédiger un petit contrat sur un fichier PDF et le faire signer électroniquement par l’entrepreneur. Cela vous protégera en cas de problème et vous assurera que les deux parties sont responsables. Vous pouvez utiliser cet outil en ligne d’Adobe pour que vos sous-traitants remplissent des formulaires PDF et les signent automatiquement.

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Sachez ce que vous Devez Externaliser

La plupart des entreprises voudraient garder certaines de leurs fonctions en interne, et c’est compréhensible. Mais vous devez savoir quand et quoi externaliser, car certaines fonctions seront toujours mieux exécutées par un tiers.

Des fonctions comme la paie, par exemple, sont généralement mieux gérées par les sous-traitants. Payer quelqu’un pour faire quelque chose qui ne nécessite que quelques heures de travail par semaine est inutile et inefficace. Même les ressources humaines pourraient être externalisées, et certaines entreprises offriront les deux services.

Tout, du marketing à la gestion des médias sociaux en passant par le référencement, peut être externalisé. Nous vous suggérons donc de regarder votre opération en détail et de voir ce que vous pourriez faire.

N’engagez jamais le Premier Service que vous Rencontrez

Il est très important que vous parliez avec au moins trois sous-traitants avant d’en embaucher un. Cela vous permettra de les classer en fonction de leur expertise, de leur expérience et de facteurs tels que le prix.

Vous devez également savoir que certains services travaillent principalement avec de plus grandes entreprises et peuvent ne pas être adaptés à votre niveau d’activité. Interviewer de nombreux services vous permettra d’éliminer ceux qui ne correspondent pas à vos critères et de trouver quelqu’un qui vous convient parfaitement.

L’une des principales questions que vous devez poser est si ils ont déjà travaillé avec des entreprises comme la vôtre. Vous devez également savoir exactement depuis combien de temps ils sont en affaires et leur demander un référent récent. Ce serait également une bonne idée d’effectuer une vérification des antécédents personnels si vous travaillez avec un petit pigiste individuel, mais assurez-vous d’abord d’avoir leur permission.

Ne Payez pas trop D’Avance

Vous ne devriez jamais payer plus de 50 % d’avance lorsque vous travaillez avec un sous-traitant ou un pigiste. Il est d’usage de faire un prépaiement, mais celui-ci ne doit jamais dépasser 30 %. Vous pouvez alors choisir de payer lorsqu’ils ont terminé le travail ou par incrément.

Bien qu’il soit normal qu’un entrepreneur veuille se protéger, un entrepreneur fiable n’en demandera pas plus que cela. Et, s’ils vous demandent un paiement intégral, vous devrez aller ailleurs, à moins qu’il ne s’agisse d’une entreprise très réputée avec une longue expérience.

N’ayez pas Peur de Travailler avec de Petits Fournisseurs de Services

Les gens ont souvent peur de travailler avec des fournisseurs moins éprouvés, et c’est compréhensible. Mais cela pourrait être votre chance d’aider un entrepreneur à démarrer et de faire des économies.

S’il ne s’agit pas d’une fonction cruciale qui pourrait mettre en péril vos relations commerciales, vous pouvez confier un petit contrat à un débutant pour tester leurs capacités. Voyez à quel point ils sont ponctuels et voyez si vous pouvez prendre un rendez vous pour communiquer avec eux par vidéo. Votre intuition vous aidera beaucoup ici.

L’endroit où vous embauchez le sous-traitant fera également une grande différence. Essayez d’opter pour des plateformes comme Fiverr et Upwork où vous pouvez vérifier la réputation de la personne. Leur système de notation vous permettra de voir rapidement ce que les gens avaient à dire à leur sujet.

Privilégiez les Sous-Traitants plus Proches de Vous

Nous savons qu’il est tentant d’engager une équipe à l’étranger compte tenu de toutes les économies que vous pourriez réaliser. Mais il y a de nombreux avantages à embaucher quelqu’un de plus proche de vous.

Vous aurez plus de recours si vous travaillez avec une équipe située dans votre zone géographique. Vous pourrez vous rendre directement là où ils se trouvent et leur poser des questions. Embaucher une équipe plus proche de l’endroit où vous vous trouvez leur permettra également de venir plus facilement vers vous s’ils en ont besoin.

Soyez Prudent avec les Soumissionnaires les plus Bas

Ne commettez pas l’erreur d’opter pour l’offre la plus basse possible. Il est normal de voir des fluctuations dans les cotations, mais si l’une d’entre elles est clairement plus basse que les autres, il se peut qu’il se passe quelque chose de louche. Le fournisseur pourrait mentir ou ajouter des conditions ou des frais plus tard.

Il n’y a que quelques cas où vous devriez envisager un enchérisseur très bas. S’il s’agit de quelqu’un qui vient d’obtenir ses diplômes, par exemple, il est normal qu’il se sous-estime. Ils peuvent également n’avoir d’autre choix que de baisser leur prix pour être compétitifs. Dans ce cas, vous devrez les interroger soigneusement avant de les embaucher et essayer un exemple de commande juste pour vous assurer qu’ils ont ce qu’il faut.

Conclusion

L’externalisation de tâches essentielles peut être éprouvante pour toute entreprise, et si vous avez peur de faire le saut, nous vous comprenons. Vous devriez, cependant, éviter les problèmes majeurs si vous suivez les quelques conseils de cet article.

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